公司印章管理制度办法

1. 目的

规范公司印章管理，保证印章使用的合法性、严肃性、安全性，维护公司合法利益。

2. 适用范围

本制度适用于公司及其各关联公司及所属分公司、子公司的行政公章、专用印章及签名印章。

3. 定义

3.1 行政公章：在公安机关登记备案、冠以公司法定名称的代表公司的印章。

3.2 专用印章：为方便工作联系，专门刻制的用于某种特定用途的印章，如：合同专用章、财务专用章、报关专用章、发票专用章等业务专用章，以及公司各部门印章。

3.3 签名印章：公司法人代表、公司授权部门或业务负责人申请刻制的用于公司公务的印章。

4. 印章的刻制

4.1 申请：填写《印章刻制申请单》（附件一），按权限审批后提交至行政服务部统一刻制。

4.2 审批：

4.2.1 行政公章、法人名章需刻制，由行政服务部申请，主管行政的副总裁审批，总裁批准。

4.2.2 冠以公司名称的专用印章刻制，由申请部门负责人审核，行政服务部负责人审批，申请部门主管副总裁、总裁批准。

4.2.3 不冠公司名称的其他专用印章（如放行章、收发章等），由申请部门负责人审核、主管副总裁批准。

4.2.4 签名印章由本人及所属部门负责人批准。

4.3 刻制：各类印章由行政服务部统一刻制，行政公章和冠公司名称的业务专用印章须到公安机关相关部门办理刻制备案手续。

4.4 备案启用：印章刻制后由行政服务部统一做印模备案，填写《印章登记卡》（附件二）存档，明确保管部门、保管人员等信息后移交启用。

5. 印章的保管

5.1 行政服务部对所有印章保管信息登记备案，填写《印章管理登记表》（附件三），如印章管理人员调动，需及时到行政服务部变更。

5.2 实行专人管理：行政公章、合同专用章、法人名章由行政服务部指定专人管理；其他专用印章由保管部门指定专人管理；其他个人签名印章由本人或其授权人管理。

5.3 财务专用章、法人名章（财务专用）等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。

5.4 印章保管必须安全可靠，加锁保存，若遇节假日应将印章封存；印章保管人因事离岗时需将印章委托他人临时保管，做好交接手续。

5.5 印章需有专用盒子存放，避免污损；用印时应衬垫硬胶，防止印章破损。

5.6 行政服务部每季度检查各部门印章使用、维护情况；印章保管有异常现象或遗失，印章管理人应及时向部门负责人报告，并向行政服务部备案。

6. 印章的使用

6.1 用印范围

6.1.1 行政公章：公司签发的行政文件；公司与相关单位联合签发的文件；由公司出具的证明及有关材料；公司对外提供的财务报告；公司章程、制度；员工的任免、聘用、调动等。

6.1.2 法人名章：需加盖法人名章的合同、财务报表、人事任免等文件。

6.1.3 业务专用章：仅用于规定的专项业务，不得用于其他。合同专用章：以公司名义对外签署的各类商务合同。财务专用章、法人个人名章（财务专用）：仅限用于财务会计相关业务。

6.1.4 部门印章：除人力资源部部门章可对外用于开具在职证明、离职证明等员工个人信息证明外；其他部门章仅限于公司内部工作使用，不得对外。

6.2 用印程序

6.2.1 建立印章管理登记制度，使用、领取、归还印章应登记和审批。

6.2.2 申请使用印章，需（在OA系统上）填写《印章使用申请表》（附件四）或《合同审查表》提出申请，提交相关人员按权限审批。

6.2.3 文件中已有相关审批权限的领导签批，该文件可直接用印，无需单独填写《印章使用申请表》。

6.2.4 印章保管人员需严格检查《印章使用申请表》或《合同审查表》审批手续是否齐全，核对用印内容与审批内容是否一致、多份用印内容是否一致等，无误后方可用印。

6.3 审批权限

6.3.1 加盖行政公章：

a) 一般文件申请用印由申请部门负责人（经理及以上）审批；审批人出差期间需授权，以邮件形式通知相关人员；如因跨地区工作需长期授权，以书面形式经上一级领导批准；

b) 以公司名义发布对内行政公文或对外行政信函等行政文件，或关系公司重大项目决策、融资、担保等业务，需由主管业务副总裁审核，总裁批准；

c) 履行合同过程中的文件(如合作月报、月结单、对账单、采购单等)加盖公章，填写《印章使用申请表》时，应当注明所属合同号和合同名称，按照合同审批权限执行审批；尚未签订合同的，应当先审批合同，与合同一并申请盖章，不得单独申请用印；

d) 员工收入证明加盖公章，经人力资源部薪酬主管及以上审批即可。

6.3.2 加盖专用印章：

a) 业务专用章及部门印章，由保管部门依据本制度制定管理规则，并交行政服务部备案，印章保管部门负责人对印章使用情况负责；

b) 各类商务合同凭经过各相关部门审批的《合同审查表》申请加盖合同专用章，无需单独填写《印章使用申请表》。

6.3.3 加盖签名印章：

a) 法人名章：在合同上如需在加盖合同专用章的同时加盖法人章，可凭《合同审查表》申请用印，无需单独审批；财务、税务、银行方面的报表、单据，诉讼方面的授权委托书、起诉状等，需在加盖公章、财务专用章的同时加盖法人章，可在《印章使用申请表》中注明，无需单独审批；其他情况需要在文件上单独或共同加盖法人章的，需经法务部门负责人审核、业务主管副总裁审批;涉及公司知识产权的，如授权性材料等，还应先行经知识产权部审查；

b) 其他签名印章由印章所有人或其授权人批准。

6.3.4 各业务部门审批人在审批用印文件时，如发现文件可能导致公司产生法律风险或在法律上承担不利的后果，应当主动就文件内容咨询法务部或律师，征求法律意见；涉及知识产权的，还应征询知识产权部的意见；印章保管人员发现申请用印的文件存在上述问题时，有权要求申请人先征求法律意见，或直接咨询法务部、知识产权部或律师的意见。

6.4 用印规范

6.4.1 原则上由印章保管人用印，其他人不得代取代用，特殊情况下可在印章保管人监督下用印。

6.4.2 严禁员工私自将印章带出公司使用，因工作特殊确需带印外出，需填写《印章使用申请表》按上述规定审批后，报申请部门主管副总裁批准、印章保管部门负责人知悉，由印章保管人或指定人员携章到场监印。

6.4.3 严禁在空白合同、协议、证明、介绍信等文件、纸张上用印，因工作特殊确需用印，需填写《印章使用申请表》按上述规定审批后，报申请部门主管副总裁批准、印章保管部门负责人知悉；待工作结束后，须及时向批准用印领导汇报用印空白文件的使用情况，已使用的用印文件按制度登记存档，未使用的立即收回作废。

6.4.4 用印需规范，盖出的印章应端正、清晰、美观，落款处加盖的印章应"骑年盖月"；严格按审批数量用印，多盖、错盖的一律立即作废。

7. 印章的停用

7.1 因机构变动、名称变更、印章磨损、印章丢失等原因废止印章，需填写《印章停用申请单》（附件五），按照印章刻制审批权限批准后，连同废止印章一同提交行政服务部处理。

7.2 带公司名称的印章，须按公安机关相关规定办理作废手续。

8. 违纪处理

违反以上规定者，公司将追究相关人员的责任；若给公司造成经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。